經理人月刊 06月號/2014 第115期

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【編輯台時間】
為什麼你的桌子那麼亂、工作做不完？

你一定有過這種經驗，明明手頭的事情忙得要命，大腦卻忍不住一直想，「糟糕，我好像還欠客戶一個東西」「怎麼辦，答應老闆要給的簡報還沒寫好」「忘了買狗飼料」「小孩好像快過生日了」……各式各樣的公事、私事，肆無忌憚地跑到你的腦海裡，搞得你的心思像在跑百米，工作進度卻在原地踏步。

心理學上有一個名詞叫「蔡格尼效應」（Zeigarnik Effect），意思是還沒完成的工作和目標，會盤旋心中；直到工作完成、目標達成，這個不斷提醒的狀況便會戛然而止。

《增強你的意志力》一書指出，有學者做了實驗來檢測「蔡格尼效應」。受試者被分成3組，一組寫下他們最近「完成了哪些事」，一組寫下「尚未完成、但是必須趕快完成的事」，第三組不但要寫下「未完成的事，還要詳細規畫該如何完成」。接著，實驗人員他們看完一本小說的前十頁，測試他們對於閱讀內容的理解程度。

結果顯示，寫下未完成事項的人，比較難專心閱讀；有定計畫的人，比較不會分心，閱讀測驗的分數也比較高。研究人員得出結論，「人們在事情沒有做完的時候，之所以會一直分心，並不是無意識在敦促我們完成工作，也不是無意識在吵著要意識立刻完成工作，而是無意識是要意識去『擬定計畫』。」

簡單說，如果你有很多想做、該做卻沒做的事，只要你為這些事安排了詳細的執行計畫，即使你實際上還沒完成，那些事就不會一直盤旋在你心頭，可以暫時還你清淨，專心完成當下的事情（Getting Things Done）。

這期封面故事談的GTD工作管理系統，便是一套幫助你不要被大小事心煩到一事無成的方法。創始人是大衛．艾倫（David Allen），GTD是他的成名作《Getting Things Done》的縮寫。雖然艾倫並不是參照「蔡格尼效應」來設計GTD的，但是他確實很懂得人們的這種心理：你的桌子之所那麼亂，是因為那些堆積如山的文件書籍報告，你都沒有為它們「擬定計畫」，你只是放著，始終沒處理，也始終不敢丟。工作也是，人生也是，你總是有很多想做的事、該做的事，不管是對自己的承諾，或對他人的承諾，你都沒有為它們好好地擬定詳細的計畫，導致你一直活在夢想沒達成的悔恨、總是拖延進度的罪惡感裡，甚至在半夜三點驚醒，覺得人生好煩、自己好糟。

「大腦是用來發想創意的，不是用來存放事情的。」艾倫說當你的頭腦堆滿了你虧欠自己或他人的承諾，大腦根本運轉不動，事情怎麼可能做得好。因此，把一切都趕出頭腦，是GTD的首要原則；接著，你得為這些事情安排「下一步動作」（Next Action），簡單的就立刻處理，複雜點的就針對列出的每一件事，都找出下一步要採取的具體行動。像是「慶祝結婚周年」「聯絡客戶」就不夠具體，再下一層「打電話到哪家餐廳定位」「寫e-mail給某某某」才夠詳細。

曾經有記者進到艾倫的辦公室，發現他的桌上完全沒有文件紙張，文件夾、收件匣也都是空的。這應該是很多人想要的理想辦公空間，不致於每次想要動手做點什麼事，不是看到桌子太亂不想工作，就是把時間都用在整理桌面，最後該做的事也沒完成。

執行副總編輯
齊立文

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